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          企業信息化成功的要素及風險淺析

          瀏覽次數:6594發布時間:2007-10-15

           

            1 前言

            我國是一個制造業大國,在新一輪國際產業結構調整中,正逐漸成為世界最重要的制造業基地之一。以信息化帶動工業化,發揮后發優勢,推進社會生產力的跨越式發展,這是黨中央確立的重大戰略。在一定的階段里,我國的信息化產業的發展將圍繞重創新、抓應用、建環境、促發展、見效益,以制造業信息化行動為主線,大力發展新興制造業和民營制造業,重點攻克深海載人潛水器、微機電系統(MEMS)、數據庫管理系統及其應用、數控裝備等戰略必爭的關鍵技術,促進其實現產業化,培育社會化咨詢服務體系,通過重點行業、典型區域和示范企業的集成應用,實現制造業設計、生產和管理的信息化,生產工藝過程控制的智能化以及基礎裝備的數字化,全面提升我國制造業競爭力,為我國工業現代化奠定基礎。然而企業進行信息化的過程是一個十分復雜的、艱難的過程,企業面臨的將是一場深刻的甚至是痛苦的變革。

            2 企業信息化

            通俗地講,企業信息化就是以計算機應用及網絡技術為手段,在企業的各個部門(生產、經營、設計,物資等)進行各種業務信息的收集、加工、傳輸、存儲、更新和維護。

            企業信息化的宗旨是為企業的生產、經營、管理服務,發展基礎是企業的管理和運作模式,而不是計算機網絡技術本身,企業進行信息化建設實質上就是利用信息化先進的、智能化的技術工具來實現企業管理目的;而且,隨著信息化工作的全面展開和深入,企業在提高管理檔次、提升生產率、加速資金周轉方面,越來越能感受到信息化的重要性。

            成功的企業信息化帶來的效果,分別體現在企業內部和外部的變化上。在內部,它把管理人員從瑣碎而繁多的工作中解脫出來,把精力投入到發現和改善業務流程中不科學、不合理的環節上來,實現管理的井井有條;同時,由于配備了先進的技術工具,使研發人員如虎添翼,產品開發周期大大縮短,設計質量明顯提高;強大的計算功能和數據共享優勢使生產管理可以做得更細、更敏捷。在外部,利用網絡這個信息高速公路,使企業可以迅速捕獲到用戶的需求和反饋信息,及時調整企業的生產經營方式,從而使企業在市場經濟和信息時代下擁有更好的生存和發展的條件。

            3 企業信息化成功的要素

            企業信息化不僅是龐大、復雜,而且也有其自身的戰略目標,企業必須分析影響企業信息化目標的成功要素。所謂成功要素,是指實現此目標必須進行的事項或活動。

            3.1要有一個良好的企業信息化戰略計劃

            “凡事預則立”,任何事情都有自己的發展規律,信息化工作也是如此,只不過它將要更復雜。企業信息化工作的中心是用技術手段實現管理,那么它就不僅僅是技術范疇內的事情,更多還是管理范疇的事情,實施的過程中涉及的職能部門多,業務范圍廣,而且企業信息化將要貫穿企業的整個生命周期,企業的發展階段的不同和所處的社會、經濟環境的發生變化,企業的發展目標將是不同的,企業信息化必須圍繞企業在不同階段的不同目標,制定相應的信息化工作的戰略計劃。

            3.2增強信息意識、堅持領導參與

            企業信息意識是企業對各種社會信息現象的能動反映。它影響著企業對信息采集和處理的需求(這種信息需求具有主觀能動性和目的動機性)以及需求的準確表達和具體的處理方式;在現實社會中,存在大量的信息都具有滿足人們信息要求的價值,但是,這種滿足的實現不是自動的,而是取決于信息的接受者的信息意識水平。企業信息意識水平的差異會導致信息開發利用效果的差異。因此,企業信息意識水平不僅是企業信息化的前提,而且也在一定程度上反映了企業信息化程度。

            信息化工程的實施會涉及到企業組織結構、管理方式和業務流程的變化,使企業業務活動透明化,因此,信息化建設就有可能沖擊現行管理中的一些不符合管理規律但又沿襲已久的傳統觀念和思想、作風和習慣、程序和方法,甚至責權關系和體制結構。當相關人員的職責和崗位發生調整時,有可能需要一個適應階段;當某項業務(尤其是跨部門的業務)需要指定數據提供、維護等方面的職責和義務的時候,不同部門的業務人員可能會從自己部門的本位出發,或者從自己的業務處理習慣角度出發考慮問題,使信息化的工作停滯在對某個環節重復式的協商、討論上,延長實施過程。這些時候就需要企業的高層領導高度重視,積極支持并參與信息化工作。實踐表明,高層領導的參與是企業成功實施信息化的關鍵,主宰著系統的成功與失敗。所以有人說信息化工程就是“一把手”工程。但是這里說的“一把手”工程并不要求一把手時時刻刻地做這方面的事情,而是在決策、規劃、論證方面注入其智慧,在全局上掌控項目的實施。

            3.3堅持全員參與的原則

            企業信息化實施的過程,也是企業更新管理理念、優化業務流程的過程,雖然IT部門在這個過程中起到了核心的推動作用,但是信息化產品的最終使用者企業的全體員工,只有每一名員工都積極參與,從系統全局出發,主動調整自己在新業務環境中的位置,認真研究新業務流程的管理理念,才能成為信息化的受益者,也正是因為全體人員都積極參與了,信息化的成果才是整個企業的成果,而不會成為一個整體失敗局部成功的畸形兒。

            3.4堅持提高企業價值和競爭力的恰當投入

            追求最大的利潤是企業始終如一的目標,目標的實現是需要付出代價的(投入),企業信息化也不例外。企業信息化的投入是持續性的,而非一次性投入;同時也是多方位的,對信息化各要素的進行投入,包括軟硬件平臺、日常管理等。

            企業信息化的這種投入會隨著信息化的不斷深化而變化的,例如:信息管理的成本隨著信息化范圍的擴大而增加;軟硬件平臺的投入會隨著技術的不斷進步而相對減少;信息開發成本也會隨著應用系統的復雜性和深層次性而增加。據國外資料分析,一般企業信息化的成本構成大致為資源成本(軟硬件構架、數據庫軟件等)占總成本的20%、日常管理成本占42%、用戶運行維護成本占26%、評估咨詢成本占12%。

            3.5堅持軟件實施與管理模式變更并舉

            在信息化發展相當長的一個歷史階段,由于受“技術領先”觀念的影響,過分強調技術因素,忽視非技術因素,認為只要技術領先,就“無所不能”,管理模式、制度上不必發生任何更改,結果導致相當數量的企業信息系統和信息技術應用的失敗或效益低下。由于在企業信息化實施過程中,不斷會有各種業務由手工處理轉移到信息化平臺上來,形成了越來越多的新業務,這時就要求企業管理者制定相應的規章制度或者變更業務機構,使新業務得到規范化,條理化,以期避免由于職責不清造成的扯皮現象。企業應該充分認識到,某特定時期實施的軟件只能實現一定業務范圍內的功能,并非“萬能”,只有相關業務的管理理念和相關制度與軟件功能完好配合了,信息化協助管理的目的才能達到。

            3.6堅持選擇適合本企業的信息化軟件

            即使企業擁有了IT部門,具備一定的開發能力,但是綜合起來看,開發能力同軟件公司相比還存在差距,因此有相當一部分的軟硬件產品還要從IT市場上購買。軟硬件環境的搭建、實施、維護需要企業做出大量的資金投入,因此在選型方面大意不得。企業要成立專門的項目小組,充分分析自己的需求,明確判別自己的生產過程是哪種類型,然后再同可以提供相應產品的供應商接觸,通過供應商的演示、企業個性要求答疑、針對本企業的解決方案等各個方面進行比較分析,選擇適合自身情況的信息處理系統,而且也要考慮企業自身的發展趨勢,用具備前瞻性的思想考慮和指導信息化工作。

            3.7堅持持續的培訓

            信息化產品是新生事物,信息化技術屬于高端技術,但由我國國情決定,計算機在我國企業內大規模發展時間不長,企業員工對計算機認識不足,在心理上對計算機及網絡技術有一種神秘感,以為這種技術很“高深莫測”,突然要員工利用信息化技術及工具進行業務處理,很容易造成員工心理上的恐懼和排斥,不利于信息化工作的進行和普及,這個時候就需要對員工進行培訓。培訓的內容可以從簡單的計算機應用開始,逐漸把正在實施的信息化產品的處理流程和員工的具體業務結合起來,向員工說明“為什么要這么做,有什么必要,有什么效益”,同時更要詳細向員工說明應用軟件系統的具體使用方法。實施人員應當認識到這種培訓是持續性的、重復性的,而不是一次性的;是隨時隨地的,而不是非得有一個固定的時間、固定的地點才進行培訓,同時應當以不同的形式從不同的角度反復講解和討論,從企業外部請專家或軟件公司的實施顧問指導在項目開始實施時是必要的,但是,不能總是依靠“外來的和尚會念經”,企業外的專家顧問只能起到一種催化劑的作用,而本企業的實施隊伍成員、接受培訓后業務表現優秀的員工,由于熟悉企業情況,可以對比現行管理,說明信息化系統如何解決手工管理解決不了的問題,讓他們現身說法,更容易被本企業的人員所接受。筆者正在進行ERP的實施工作,在具體的實施過程中,對相關部門業務人員的培訓一直沒有停頓過,平時利用技術服務的機會收集員工在業務環節的處理上出現的問題,在現場先進行一次解說、演示,把問題當場解決,在以后的培訓課堂上重點復述、并請崗位能手上臺,用業務人員自己的語言進行講解。這樣,把培訓和技術服務結合在一起,滲透到日常的實施工作中去,結果幾乎每種業務類型中都有一個“員工老師”,許多問題由他們去講解,去培訓,達到了非常好的效果。

            企業信息化領域最近這幾年炒的最熱的當屬ERP,ERP幾乎囊括了企業管理的全部內容,然而ERP在全球實施成功率并不盡如人意,很多企業因為沒有考慮周全,實施ERP的時候或者沒有一個明確的計劃,或者沒有企業一把手的領導支持,或者軟件選型不正確等等原因,ERP的實施最后以失敗而告終,延誤了企業的信息化進程。

            4企業信息化風險分析

            經過“八五”、“九五”的推廣、普及,企業信息化的運用有了一定的深度和廣度,但是由于沒有建立健全的實施保障措施,或者前期準備工作不夠,很多企業的信息化投入沒有看到成效,或收效甚微,根據國家經貿委2001年底調查統計的數據顯示:企業對本企業信息化效果滿意的企業僅占總數的6%,較滿意的企業占52%,不滿意的企業占26%?梢哉f,接近1/3的企業信息化建設效果不理想,是不成功的。

            隨著企業信息化涉及的項目越來越大,功能、結構越來越復雜,其實施過程中的風險也會越來越大,具體分析有以下幾點:

            4.1動機風險

            所謂動機風險,是企業確定進行信息化的目標,并以此作為階段性的或者最終目的開展信息化工作得到的結果,正確的動機不一定能帶來正確的結果,但是錯誤的動機肯定不能帶來正確的結果。

            目前有部分企業實施“信息化”的目的并不是為了用信息化成果提升管理、促進戰略目標的實現,而是:

            1、為了所謂的“領導工程/面子工程”,迫于行政或輿論壓力;

            2、因為同行正在進行信息化建設、因為上級要求上馬信息化建設;

            3、為了實現個人職位升遷目的。

            很顯然,這些實施信息化的動機本身就是對“信息化”的曲解,不可能達到從根本上提升管理水平,促進戰略目標實現的理想結果,依據這樣的動機來實施信息化的風險性是非常大的,因此企業在一定要端正企業實施信息化的動機,并且在實施的過程中不斷的審視是否偏離了起始的初衷。

            4.2管理變革的風險

            企業在長期發展規劃中都考慮了計算機輔助企業管理系統,準備大刀闊斧進行信息化建設,但不是所有的企業都能意識到這將是一場深刻的企業管理革命。建立一個科學合理的信息化系統會不可避免地沖擊現行管理體制?梢哉f如果要考慮信息化,首先應該考慮管理問題,其次才是技術問題。如果總是抱著不符規律的陳舊觀念不放,認為“以前就是這么做的,沒什么不好”、“新系統的處理方法不符合我們的流程,不符合我們的習慣”等等,按照這樣的思路進行信息化,最后得到的結果也只能是原來手工操作的計算機“翻版”,不可能給企業帶來絲毫的本質上的變革,即使在某個局部業務處理效率提高了,也無法在整體上實現效率的提高。

            因此信息化建設要從我們的管理變革開始,而管理變革勢必觸及企業的核心,觸動個別機構的責權,其風險性是必然的,但是哪有一場變革不流血?哪有一場變革不犧牲?

            4.3技術風險

            信息化的成果都是技術產品,實現這產品靠的是信息技術,而信息化產品的建設、實施是一個相當復雜的過程,涉及的范圍廣,由于需要處理的業務種類多,繁多的業務產生了大量的數據,而所有數據的安全性、唯一性、集成性和共享性是所有關鍵技術中最難點,它涉及設計數據、生產計劃數據、采購數據、庫存數據、銷售數據、財務數據及管理數據等等,如何去整合處理這些數據要求企業在信息化建設中需要投入巨大精力。

            4.4軟件供應商選擇的風險

            企業建設信息化的技術方案確定后,即將面臨的風險就是軟硬件提供商的選擇,這種選擇風險包括:企業是否清晰地定義了自己的需求和期望?企業如何綜合地評估即將實施的系統,包括軟硬件功能、價格、提供商的技術支持能力等各方面?企業如何將自身的實際需求與軟件系統能夠很好地進行匹配,從而選擇最合適自己的軟硬件系統?企業中由哪個部門和人員對該系統作出評估選擇?

            目前從事信息化產品提供的商家為數很多,這些提供商經營規模有大有小,開發、實施水平參差不齊,因此總體實施效果很難保障,企業在選擇信息化服務商時一定要慎之又慎,如果服務商選擇不當,給整個信息化的建設帶來的打擊將是毀滅性的。

            4.5 實施的風險

            信息化項目啟動開始時,企業往往有全面開花的念頭,希望在各個環節同時實施,齊頭并進,認為這樣能盡快實現目標。但欲速則不達,實施工作應該循序漸進,分步進行,在針對整個企業的咨詢報告的基礎之上詳細分析,找到最易突破的業務環節,這樣實施的效果應該是最佳的。另外,在實施工作進行過程當中,應該先實施標準模塊,后進行二次開發,這樣為用戶的客戶化修改留下了功能改進的分析、開發和測試的時間。否則如果缺乏一個具備成熟項目管理經驗的項目經理,實施人員總跟著用戶的思路走,而從未想過引導用戶,使實施工作中伴隨著更多的新開發內容,一要保證實施進度,二要滿足用戶不斷提出的欠缺思考的需求,勢必造成大量的修改內容的不到充足的測試而導致運行期間錯誤,同時用戶可能很快就推翻原來的需求,造成了人力上的浪費。

            4.6 系統應用和維護的風險

            在不少企業中存在這樣的現象:企業花了大量資金投入進行信息化建設,但是沒有人會用,也沒有人喜歡用、愿意用,信息化成果最終變成了擺設。信息化建設應該是一件實實在在的事情,要務實而不是務虛。更要讓企業的每一名員工掌握新系統處理流程、養成使用習慣,否則信息化產品必將被閑置。

            系統正常運行后日常的維護工作是不可避免的。作為企業,應勤于積累工作中遇到的問題及解決方法,注意系統的異常。無論數據庫有多先進,軟件廠商技術實力有多雄厚,也難免會有不足之處。因此企業至少應該做到在硬件條件上消除會造成系統全面癱瘓的可能。另外也應該有一定的人員在系統的功能模塊的技術實現上有所了解,或者對二次開發內容以及用戶自行開發部分的有所把握,從而使企業在軟件故障方面具備了一定的解決能力。

            信息化建設能否成功的影響因素非常復雜,“前車之鑒,后世之師”只有認識到了各種面臨的風險,善于總結失敗經驗,就可以規避風險,建立保障措施和制度,企業就會少走很多彎路。

            5 結束語

            我們正處在信息化時代,信息化技術日新月異,企業的信息化具體內容也將隨著企業自身的不斷發展而不斷變化,但是企業信息化肩負的任務不會改變,政府“用信息化帶動工業化”使我國由制造業大國變為制造業強國的指導方針不會改變,這就要求企業在實施信息化的過程中要充分準備、充分規劃,把握住成功要素,規避風險,使企業在信息化建設中的投入能得到豐厚的回報。

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